Prozessaufnahme mit Mengengerüst
Fallzahlen, Bearbeitungszeiten und Fehlerquoten je Vorgang als Entscheidungsgrundlage.
Prozessautomatisierung mit KI – weniger Routine, mehr Durchsatz
Wiederkehrende Abläufe in Verwaltung, Vertrieb und Auftragsabwicklung automatisieren – mit klaren Kennzahlen und ohne Ihre Systemlandschaft auf den Kopf zu stellen.
Wo Automatisierung im Mittelstand wirklich wirkt
Der größte Hebel liegt fast nie in der Produktion, sondern in der Verwaltung drumherum. Eine Anfrage kommt als PDF, wird abgetippt, im ERP angelegt, per E-Mail bestätigt, in einer Excel-Liste vermerkt und später noch einmal für die Rechnung herausgesucht. Jeder einzelne Schritt dauert nur wenige Minuten – in Summe binden sie mehrere Vollzeitstellen. Klassische Automatisierung ist hier oft gescheitert, weil die eingehenden Dokumente zu unterschiedlich aussahen: Jeder Lieferant hat ein eigenes Layout, jede Anfrage eine eigene Formulierung. Genau das ändert sich mit KI. Moderne Modelle lesen Inhalte unabhängig vom Layout und ordnen sie fachlich richtig zu. Damit werden Prozesse automatisierbar, die vor wenigen Jahren zwingend manuell bleiben mussten.
Unser Vorgehen: erst messen, dann automatisieren
Wir beginnen mit einer nüchternen Aufnahme: Welche Vorgänge fallen wie häufig an, wie lange dauert die Bearbeitung heute, wie hoch ist die Fehler- und Rückfragequote? Erst wenn diese Zahlen auf dem Tisch liegen, entscheiden wir, was automatisiert wird. Ein Prozess mit 30 Fällen im Jahr lohnt sich nicht, auch wenn er nervt. Ein Prozess mit 300 Fällen im Monat lohnt sich fast immer. Anschließend automatisieren wir schrittweise: zuerst die eindeutigen Fälle, die typischerweise 70 bis 85 Prozent ausmachen, während Sonderfälle weiter zur manuellen Bearbeitung gehen. Dieses Vorgehen bringt schnell Entlastung, hält das Risiko klein und schafft Akzeptanz – die Mitarbeitenden erleben die Automatisierung als Hilfe, nicht als Bedrohung.
Intelligente Prozessautomatisierung: Warum klassische RPA nicht mehr reicht
Regelbasierte Automatisierung (RPA) funktioniert, solange Eingaben exakt einem erwarteten Format entsprechen. Sobald ein Lieferant sein Rechnungslayout ändert oder eine Bestellung als Freitext-E-Mail statt als PDF kommt, stoppt der Bot. Intelligente Prozessautomatisierung löst dieses Problem: KI-Modelle erkennen Inhalte unabhängig vom Format, klassifizieren Vorgänge nach fachlichem Kontext und leiten sie automatisch weiter. Damit werden auch Prozesse automatisierbar, an denen regelbasierte Ansätze bisher gescheitert sind – E-Mail-Eingangsbearbeitung, Angebotskalkulation, Reklamationserfassung und Lieferantenabstimmung.
Kontrolle bleibt bei Ihnen
Automatisierung heißt bei uns nicht Blackbox. Jeder automatisch verarbeitete Vorgang ist protokolliert und nachvollziehbar: Was wurde erkannt, mit welcher Sicherheit, welche Regel hat gegriffen. Liegt die Erkennungssicherheit unter einem definierten Schwellwert, geht der Vorgang automatisch in die manuelle Prüfung. Freigaben ab bestimmten Beträgen bleiben bei Menschen. Über ein einfaches Dashboard sehen Sie täglich, wie viele Vorgänge automatisch liefen, wie viele geprüft wurden und wo Häufungen auftreten. So bleibt die Automatisierung steuerbar und lässt sich über die Zeit gezielt ausweiten.
Was in der Prozessautomatisierung enthalten ist
Automatisierungskonzept
Welche Schritte automatisiert werden, welche bewusst manuell bleiben und warum.
Dokumentenerkennung
Auslesen von Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellungen und Anfragen unabhängig vom Layout.
Workflow-Umsetzung
Verknüpfung von Erkennung, Prüfregeln, Freigaben und Buchung im führenden System.
Ausnahmebehandlung
Definierte Schwellwerte, Prüfoberfläche und Eskalationswege für unklare Fälle.
Monitoring-Dashboard
Automatisierungsquote, Durchlaufzeiten und Fehlerbilder auf einen Blick.
Typische Ausgangslagen und Anwendungsfälle
- Eingangsrechnungen automatisch auslesen, prüfen und vorkontieren
- Bestellungen und Auftragsbestätigungen ohne manuelle Erfassung verarbeiten
- E-Mail-Eingang klassifizieren und automatisch dem richtigen Team zuordnen
- Angebote aus eingehenden Anfragen vorbereiten
- Stammdatenpflege und Dublettenbereinigung automatisieren
- Serviceberichte und Zeiterfassungen automatisch strukturieren
Ablauf im Überblick
01
Prozessaufnahme
Fallzahlen und Zeiten messen, Automatisierungspotenzial quantifizieren.
02
Pilotprozess
Einen Prozess vollständig umsetzen und im Echtbetrieb messen.
03
Ausweitung
Weitere Vorgangsarten und Sonderfälle schrittweise ergänzen.
04
Optimierung
Automatisierungsquote gezielt erhöhen, Schwellwerte nachjustieren.
Woran wir den Erfolg messen
Jedes Projekt bekommt vorab Kennzahlen. Ohne messbaren Nutzen raten wir aktiv ab.
- Automatisierungsquote je Vorgangsart
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Vorgang
- Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Erledigung
- Fehler- und Nachbearbeitungsquote
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
In unseren Projekten ist das praktisch nie das Ziel. Der Regelfall im Mittelstand ist Personalmangel, nicht Überbesetzung. Automatisierung sorgt dafür, dass wachsende Mengen mit der bestehenden Mannschaft bewältigt werden und Fachkräfte weniger Zeit mit Abtippen verbringen.
Bei Dokumentenprozessen erreichen wir typischerweise 70 bis 85 Prozent vollautomatische Verarbeitung. Die verbleibenden Fälle sind Sonderfälle, bei denen eine menschliche Prüfung ohnehin sinnvoll ist.
Nein. Wir setzen bewusst auf Ihre bestehende Systemlandschaft und binden uns über vorhandene Schnittstellen an. Ein Systemwechsel ist ein eigenes Großprojekt und sollte nie eine Voraussetzung für Automatisierung sein.
Bei Prozessen mit hohem Volumen liegt die Amortisation häufig unter zwölf Monaten. Wir rechnen das vorab anhand Ihrer tatsächlichen Fallzahlen und Bearbeitungszeiten durch, damit die Entscheidung auf Zahlen und nicht auf Schätzungen beruht.
Jeder Vorgang ist protokolliert und nachvollziehbar. Unterhalb definierter Sicherheitsschwellen greift automatisch die manuelle Prüfung, und kritische Freigaben bleiben grundsätzlich bei Menschen.
Intelligente Prozessautomatisierung verbindet klassische Automatisierung (regelbasiert, wenn-dann) mit KI-Fähigkeiten wie Texterkennung, Klassifikation und Entscheidungsunterstützung. Dadurch lassen sich auch unstrukturierte Eingaben – Freitext-E-Mails, gescannte Belege, unterschiedliche PDF-Formate – automatisiert verarbeiten, was mit reiner Regelautomatisierung nicht möglich wäre.
Besonders gut geeignet sind Prozesse mit hohem Volumen, wiederkehenden Mustern und klar definierten Ein- und Ausgaben: Rechnungsverarbeitung, Auftragserfassung, E-Mail-Eingangsbearbeitung, Angebotskalkulation, Reklamationsbearbeitung und Lieferantenmanagement. Im Erstgespräch identifizieren wir, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.
So läuft ein KI-Projekt bei uns ab
Unser strukturierter 4-Phasen-Workflow – Analyse, Konzeption, Entwicklung und Go-Live – sorgt dafür, dass Ihr KI-Projekt planbar bleibt und messbare Ergebnisse liefert.
KI-Workflow im DetailPassende weitere Leistungen
KI-Implementierung
Wir bauen KI-Lösungen, die nach dem Projekt tatsächlich genutzt werden – integriert in Ihre Systeme, dokumentiert und vom Team beherrscht.
Mehr erfahrenDatenanalyse & Machine Learning
Ihre Daten enthalten meist mehr Antworten, als Ihre Berichte zeigen. Wir machen sie nutzbar – verständlich aufbereitet und dort, wo entschieden wird.
Mehr erfahrenKI-Strategieberatung
Bevor Sie in KI investieren, sollten Sie wissen, welche Anwendungsfälle sich in Ihrem Unternehmen tatsächlich rechnen – und welche nicht. Genau das klären wir.
Mehr erfahrenProzessautomatisierung in Ihrer Region
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